kaasschaaf

Als er geld moet worden bespaard, is veelal de eerste gedachtenrichting om de lasten van personeel, huisvesting en ICT omlaag te brengen met ieder 10%. Dit is de kaasschaafmethode en die is snel en efficiënt. En u ken ook het grote risico, dat de besparing op korte termijn, extra kosten op lange termijn oplevert.

Personeelskosten

In de uitvoering is het verlagen van het aantal personeelsleden relatief eenvoudig. En voor de meeste bestuurders is het tevens de moeilijkste beslissing. Het zijn je mensen, waarmee je samen de organisatie hebt opgebouwd. Waarmee je de successen van de afgelopen tijd mee hebt behaald en gevierd. En die mensen dan (voor je gevoel) ‘gewoon bij het oude vuil zetten’ is een enorme hobbel. In een tijd dat de kosten de eerste prioriteit hebben, is het nodig om eerlijk de kosten van personeel onder ogen te zien. Daarbij valt het op dat ook de mensen in de organisatie kunnen vertellen waar de snelle besparingen zijn, noem het laaghangend fruit. Voor deze besparingen is vrijwel altijd draagvlak te vinden ook al beseft iedereen dat het pijnlijk is voor de betrokkenen. Voor verdergaande besparingen geeft de kaasschaaf methode het zelfde gevoel als dat hij over de duim gaat: het geeft de nodige pijn en gedoe en levert niet veel echte besparingen op. En als je niet uitkijkt is het daarna nodig om extra capaciteit in te huren, hetzij kwalitatief of kwantitatief.

Stoppen met inhuren?

Een andere makkelijke methode van besparen, is gewoon te stoppen met het inhuren van mensen. Klinkt simpel en dat is het ook. En simpel is niet altijd juist, maar weet elke bestuurder. Het is zinvol om serieus naar de kosten van inhuren te kijken en daarbij onderscheid te maken naar meer structurele inhuur (met bijbehorende arrangementen) en incidentele inhuur. Daarnaast is het zinvol om na te denken over de juiste verhouding tussen de vaste mensen en de flexibele schil. En dan is er een goede kans dat meer inhuren resulteert in slim geld besparen.

Hoeveel mensen wilt u hebben?

In het verleden was één van de vuistregels dat elke full-time collega gemiddeld zorg kan dragen voor 100 VhE’s. En dat was een gemiddelde natuurlijk, met uitschieters naar boven en naar beneden. Om het voor u concreet te maken, het varieert grofweg van 50 tot 200 VhE per FtE, markant verschil, vind u ook niet! En dat kan niet alleen in de eigen onderhoudsdienst zitten natuurlijk.
Tijdens de gesprekken met uw collega directeuren en commissarissen hoor ik dat deze vuistregel gaat veranderen. Door tal van optimalisaties is bij een aantal ‘groten’ de stip op de horizon verplaatst van 100 naar 150 VhE per FtE. Dat betekent nogal wat!

En ICT en huisvesting

Het was mijn bedoeling om een korte blog te maken over de beheerlasten. Al schrijvende zie ik dat ik veel meer kan en wil vertellen dan in 500 woorden past. Daarom krijgt u een extra blog over het tweede deel van de beheerlasten. Weet u alvast wat de volgende keer (ongeveer) gaat komen.

Uw belang

Uiteindelijk wilt u de veranderingen bijblijven of zelfs voor blijven en meer betrokkenheid van uw stakeholders. Daarnaast wil u in control zijn en in control blijven! En een effectiever en efficiënter bedrijfsvoering is altijd welkom, liefst in combinatie met een betere sturing op het geheel.

De meeste mensen zijn niet van plan te falen;
ze falen er alleen in een plan te maken.

Hoe op te lossen?

Het heeft niet veel zin om lang terug te kijken naar het verleden. Het verleden kunnen we niet veranderen. En voor de keuzes van het verleden is altijd een goeden reden geweest om het op die manier te doen. Of zoals een directeur eens tegen mij zei: de oplossing van toen is het probleem van nu.

Ik zie overal gebeuren dat het met minder kan (dat is leuk, als interim mag je overal in de keuken kijken)! Het is vrijwel altijd goed mogelijk om meer te doen met minder mensen. Dit kan bijvoorbeeld zichtbaar worden gemaakt door een hulpmiddel te gebruiken, zoals een benchmark of een bedrijfsdoorlichting. Een ander startpunt is om te kijken en te luisteren wie je (bijna) niet zou missen, als de vakantie (veel) langer zou duren.

Dat klinkt eenvoudig en dat is het ook, maar het is niet makkelijk. Het vraagt zorgvuldig denkwerk en een zorgvuldige uitvoering, en dat is niet altijd makkelijk. Simpel afwachten kan niet (meer), dus is er alle reden tot actie: de handen uit de mouwen!

Wat te doen?

In de komende blogs diep ik het onderwerp bedrijfsvoering verder voor u uit. De eenvoudigste manier is om uw email adres achter te laten, dan krijgt u dit vanzelf in de mailbox! Hebt u meer haast, zoekt u meer diepgang of wilt u een specifieke vraag beantwoord hebben? Stuur gerust een mailtje naar mail@ArieStapper.nl of bel mij op 06 – 19 344 555 om een afspraak te maken!

Over Arie Stapper

interim CFO / bestuurder met oog voor strategische kansen

arie 3Innovatieve daadkrachtige bestuurder die organisaties een nieuwe impuls kan geven. Kent de corporatiebranche zeer goed, weet wat de trends zijn en welke strategische vraagstukken er spelen. Realiseert rendementsverbetering, efficiency en maatschappelijk draagvlak.

Neemt mensen op inspirerende wijze mee in de beweging die de organisatie moet maken. Zijn brede ervaring maakt dat hij tevens goed in staat is breder in te steken dan de cijfers.

Lambert Greven,
CEO te Rondom Wonen te Pijnacker:

“Arie is een gedreven en breed inzetbare bedrijfskundige en een buitengewoon loyale collega. Arie heeft van medio 2012 tot medio 2014 als interim manager de afdeling Financiën geleid en de bedrijfsvoering binnen Rondom Wonen naar een hoger plan getild. Een prettig en gedreven mens en een plezierige collega.”

Ik kan u helpen met het optimaliseren van de bedrijfsvoering van uw organisatie, of het nu gaat om meer efficiëntie of een hogere effectiviteit, of dat u meer sturing wilt of beter in control blijven, of u de veranderingen voor wilt blijven of droomt van meer betrokkenheid van uw stakeholders!

Wil u meer weten?
Stuur gerust een berichtje naar mail@ArieStapper.nl
 
of bel mij op 06 – 19 344 555.

“We mogen nooit vergeten dat het de klanten zijn die uiteindelijk bepalen hoe veel mensen er in dienst zijn en welke salarissen het bedrijf zich kan veroorloven.”

(Lord Robens, geb. 1910, National Coal Board)